ANALISIS SISTEM REQUIREMENT PADA PROSES BISNIS TRADISIONAL DI SHOWROOM DAMAI MOBIL DENGAN MODEL ALIRAN KERJA (WORKFLOW) UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI PERUSAHAAN

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1  Proses Bisnis

Proses bisnis adalah suatu cara unik dalam mengkoordinasi dan mengorganisasi aktivitas kerja, informasi dan pengetahuan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Mengembangkan produk baru, melayani pesanan atau merekrut karyawan merupakan contoh proses bisnis dan cara organisasi memenuhi proses bisnisnya dapat menjadi sumber sumber kekuatan kompetitif (Laudon, 2005).

Proses-proses yang didefinisikan sebagai proses bisnis adalah semua proses yang berhubungan dengan lingkup tanggung jawab suatu unit organisasi dan juga yang bukan namun berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit organisasi tersebut. Selain itu, Proses bisnis adalah sejumlah aktivitas yang mengubah sejumlah input menjadi sejumlah output (barang dan jasa) untuk orang-orang lain atau proses yang menggunakan orang dan alat (Indrajit, 2002).

Proses bisnis adalah sebuah kelompok aktivitas yang saling berkaitan yang menggunakan sumber daya organisasi untuk mendukung hasil yang telah menjadi tujuan organisasi. Sebuah proses bisnis yang baik tidak hanya sebuah proses bisnis yang menghasilkan biaya yang lebih murah, proses yang lebih cepat dan hasil yang lebih terpercaya.

Menurut Indrajit (2002), seluruh proses bisnis dalam sebuah perusahaan dapat dikategorikan menjadi dua jenis, yaitu:

1.      Proses bisnis utama

Proses bisnis utama atau proses bisnis inti adalah sejumlah rangkaian proses bisnis yang terkait langsung dengan usaha penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan.

2.      Proses bisnis pendukung

Beragam rangkaian proses pendukung atau supporting process adalah sejumlah aktivitas di dalam perusahaan yang bertujuan untuk membantu terselenggaranya proses bisnis utama secara baik.

            Perbedaan proses bisnis utama dan proses bisnis pendukung dibedakan berdasarkan sejumlah karakteristik dan perspektif, seperti:

1.      Proses utama merupakan sebuah aktivitas yang memiliki nilai tinggi karena berkaitan langsung dengan usaha penciptaan nilai terhadap produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan kepada pelanggannya. Sementara proses pendukung merupakan aktivitas tanpa nilai karena keberadaannya yang tidak terlihat dari sisi pelanggan.

2.      Proses utama terkait dengan sumber pendapatan perusahaan, sementara proses pendukung berasosiasi dengan sumber pengeluaran perusahaan.

3.      Proses utama merupakan inti atau fokus persaingan bisnis antara satu perusahaaan dengan perusahaan lainnya karena berkaitan dengan kompetensi yang utama yang dimiliki perusahaan, sementara proses pendukung tidak lain hanyalah aktivitas penunjang semata sehingga banyak perusahaan yang memutuskan untuk mengalihdayakan aktivitas ini ke pihak mitra bisnis lain.

4.      Proses utama merupakan rangkaian aktivitas yang sangat kritikal bagi perusahaan karena disinilah terletak urat nadi usaha yang sebenarnya, sehingga dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut dapat eksis dalam bisnis karena melakukan proses utama tersebut.

2.2  Definisi System Requirements

System requirements / persyaratan sistem adalah menentukan apa yang seharusnya dikerjakan oleh sistem informasi atau properti serta kualitas apa yang harus dimiliki oleh sistem (Whitten, 2004). 

1.        Persyaratan sistem diperlukan untuk mengetahui apa yang sungguh-sungguh dibutuhkan dan diinginkan oleh pengguna dari sistem yang baru.

2.      Untuk mengetahui persyaratan sistem maka yang pertama dilakukan adalah penemuan persyaratan, yaitu mengidentifikasi, menganalisis dan memahami persyaratan pengguna atau apa yang pengguna inginkan untuk dilakukan oleh sistem tersebut.

Tujuan analisis persyaratan sistem adalah untuk mengidentifikasi kemampuan sistem yang diperlukan dengan mengenali sistem baru apa yang harus dikerjakan untuk efisiensi operasional.

Tahapan proses dalam analisis persyaratan sistem sebagai berikut:

1.      Mengidentifikasi dan menyatakan persyaratan sistem

Pada tahap ini untuk mengidentifikasi sasaran peningkatan sistem dan menterjemahkan sasaran tersebut ke dalam outline :

a.       Persyaratan fungsional (deskripsi mengenai aktivitas dan layanan yang harus diberikan/disediakan oleh sebuah sistem) Persyaratan fungsional sering diidentifikasikan dalam istilah input, output, proses dan data tersimpan yang dibutuhkan untuk memenuhi sasaran peningkatan sistem.

b.      Persyaratan non fungsional (deskripsi mengenai fitur, karakteristik, dan batasan lainnya yang menentukan apakah sistem memuaskan atau tidak) Persyaratan non fungsional meliputi performa (throughput dan waktu respon).

2.      Membuat prioritas persyaratan sistem

Pada tahap ini sangat penting untuk mengetahui persyaratan-persyaratan yang lebih penting daripada persyaratan lainnya. Membuat prioritas persyaratan dapat menggunakan “time boxing” dengan membagi persyaratan menjadi “potongan-potongan” yang dapat diimplementasikan dalam satu periode waktu dan membantu prioritas dapat ditetapkan dengan jelas.

Analis sistem memfasilitasi membuat prioritas persyaratan. Pemilik sistem dan pengguna menetapkan prioritas aktual.

3.      Memperbarui atau memperhalus rencana proyek

Lingkup proyek adalah target yang berubah. Setelah mengidentifikasi pesyaratan sistem bisnis, maka pada fase ini akan menetapkan kembali pemahaman mengenai lingkup proyek dan memperbarui rencana proyek untuk melakukan penyesuaian. Pertimbangan dilakukan untuk mengetahui kemungkinan bahwa sistem baru mungkin lebih besar daripada yang semula diharapkan, sehingga harus menyesuaikan jadwal, anggaran atau lingkup.

4.      Mengkomunikasikan pernyataan persyaratan

Pada fase ini mengkomunikasikan persyaratan dan prioritas kepada komunitas bisnis. Komunikasi merupakan sebuah proses yang menjadi mediasi bagi berbagai opini yang berbeda. Keterampilan antar personal, komunikasi dan negosiasi sangat penting dalam fase ini.

Proses dalam menemukan persyaratan adalah proses resmi yang   menggunakan penelitian, pertemuan, wawancara, kuesioner, sampling, dan teknik lain untuk mengumpulkan informasi mengenai masalah, persyaratan dan preferensi sistem disebut juga pengumpulan informasi. Terdapat tujuh teknik dalam penemuan fakta untuk menemukan persyaratan:

a.         Sampling terhadap dokumentasi, form atau database yang ada

Sampling merupakan mengumpulkan fakta dari dokumentasi yang ada untuk mendapatkan informasi yang lebih luas untuk menentukan apa yang terjadi dalam sistem.

b.         Meneliti dan mengunjungi situs

Teknik kedua ini adalah mencari domain masalah, meliputi kunjungan ke perusahaan atau departemen lain yang memiliki masalah yang serupa.

c.         Observasi lingkungan kerja

Mengumpulkan fakta-fakta dengan mengobservasi orang saat bekerja atau melakukan aktivitas untuk mempelajari sistem. Persiapan dalam melakukan observasi :

·      Bagaimana data harus diambil

·      Apakah perlu memiliki form khusus untuk mencatat data dengan cepat

·      Apakah individu yang diobservasi akan terganggu dengan orang yang akan mengamati dan mencatat kegiatan mereka

·      Kapan periode operasi lambat, normal, dan puncak untuk tugas yang sedang diobservasi

d.      Wawancara

Penelusuran dan pengumpulan fakta berupa informasi dari individu / orang melalui interaksi tatap muka langsung.

e.       Prototyping

Merupakan tindakan membuat representative skala kecil atau model kerja dari persyaratan pengguna untuk menemukan atau menguji persyaratan tersebut.

f.       Joint requirements planning

Proses yang dilakukan dengan mengadakan pertemuan kelompok terstruktur dengan tujuan menganalisis masalah dan mendefinisikan persyaratan.

2.3  Model Aliran Kerja (Workflow)

Model aliran kerja (workflow) merupakan spesifikasi atau konstruksi solusi teknis dan representasi dari aliran kerja untuk persyaratan bisnis yang diidentifikasikan dalam analisis sistem. Dalam kegiatan analisis diperlukan penggambaran model sistem yang sedang berjalan. Analisis model aliran kerja dapat dilakukan dengan dua cara (Hollingsworth, 1995), yaitu:

1.      Geographic flowchart

Penggunaan Geographic flowchart bertujuan untuk menganalisis aliran fisik dari aktivitas, sehingga waktu yang digunakan untuk melakukan sebuah kegiatan dapat ditekan seminimum mungkin. Dari hasil analisis dapat diketahui bagaimana gambaran nyata dari sistem sesuai dengan peta yag ada.

2.      Functional flowchart

Metode Functional flowchart digunakan untuk memberikan gambaran tentang pemborosan sumber daya pada organisasi karena proses bisnis yang tidak efisien dan efektif.